Dlaczego nie planujesz albo dlaczego planowanie Ci nie wychodzi?

Bez przerwy docierają do nas jakieś bodźce. Niezależnie od tego, czy jesteś uczniem, studentem, pracownikiem, przedsiębiorcą czy kimkolwiek innym – prawda jest taka, że planować musisz, bo ilość spraw, które do Ciebie docierają, będzie Cię powoli wyniszczać.

Dziś postaramy się temu zapobiec, także zostań ze mną. Jeśli uważasz, że nie musisz planować, być może przedstawię Ci spojrzenie, które odmieni Twoje zdanie na ten temat.

Czym jest organizacja życia? 📅

Organizacja życia, czasu, planowanie to – w mojej definicji – odciążenie mózgu od przechowywania zbędnych rzeczy, czyli terminów, spotkań, zadań do wykonania itd.

Nasz mózg (w ogromnym uproszczeniu) jest w stanie funkcjonować z maksymalnie czterema aktywnymi wątkami jednocześnie. Jak pomyślisz sobie o wszystkim, co masz do zrobienia, o datach, które musisz pamiętać – raczej naliczysz więcej niż cztery.

Po przekroczeniu tego limitu, mózg opanowuje efekt tzw. przeładowania, co sprawia, że jesteś przytłoczony, przygnębiony, ogromnie zestresowany, zagubiony, nieefektywny, a być może nawet nie czujesz sensu życia.

Jeśli nie organizujesz się wcale, prawdopodobnie większość z tych emocji jest Ci dobrze znana, kładąc największy nacisk na ogromny stres.

Mity o planowaniu 🧠

Być może żyjesz w jednym lub więcej z tych przekonań, o których napiszę poniżej. Zapoznaj się z tymi mitami na temat planowania – wyjaśnię Ci, dlaczego wszystkie poniższe przekonania są błędne.

Muszę mieć idealny plan. 📝

Nie musisz. Plan to tylko drogowskaz, który ustawiasz sobie na początku swojej drogi, a potem możesz go śmiało modyfikować. Posiadanie planu oznacza określenie kierunku, w którym chcemy podążać. Nie musisz sztywno planować każdej minuty swojego życia, aby uwolnić się od niepotrzebnego stresu lub presji.

Planować trzeba umieć. 🎯

Tak jak każdej umiejętności w życiu, faktycznie trzeba się tego nauczyć, aby robić to tak, żeby spełniało swoją funkcję. Aby to osiągnąć, musisz próbować. Z biegiem czasu, gdy będziesz obserwował siebie i swój system planowania, będziesz mógł krok po kroku dostosowywać go do swoich potrzeb, bo plan jest dla Ciebie, a nie Ty dla planu – pamiętaj o tym.

Zabiera mi to za dużo czasu. ⏳

Faktycznie, na początku organizacja czasu może sprawiać wrażenie uciążliwego zadania, które tylko konsumuje dużo czasu. Z czasem jednak zauważysz, że kilka minut poświęconych na planowanie zwraca się później wielokrotnie, w momencie, kiedy faktycznie musisz się zabrać do roboty. Mając dobry plan, oszczędzisz mnóstwo czasu, który bez niego prawdopodobnie przecieka Ci przez palce.

Planowanie zabija spontaniczność. 🎉

Wręcz przeciwnie – jeśli posiadasz konkretny plan, zyskasz więcej bloków czasowych na spontaniczność. A gdy nauczysz się płynnie zarządzać swoimi zadaniami i celami, miejsce na spontaniczne wydarzenia znajdzie się zawsze i to bez poczucia, że tracisz kontrolę.

To tylko kilka z popularnych łatek i mitów, które nakłada się na planowanie i organizację życia. Można śmiało powiedzieć, że to nic innego jak wymówki usprawiedliwiające lenistwo i strach przed rozpoczęciem czegoś nowego.

Co nam daje organizowanie czasu? ⏰

Na tym etapie warto powiedzieć, co daje Ci planowanie. Nawet jeśli w tym momencie jesteś nastawiony sceptycznie – spróbuję przekonać Cię do tego, że posiadając swój własny system organizacji, możesz tylko zyskać, nic nie możesz stracić.

Poczucie kontroli 🛠️

Brian Tracy w swojej książce "Nawyki Warte Miliony" mówi o tzw. prawie kontroli. Prawo to mówi o tym, że jesteśmy szczęśliwi w takim stopniu, w jakim czujemy, że kontrolujemy swoje życie. Z moim analitycznym typem osobowości podpisuję się pod tym wszystkimi pięcioma kończynami. 🙃

Planowanie drastycznie zwiększa poczucie kontroli nad swoim życiem. Dzięki zarejestrowaniu wszystkich spraw, które siedzą Ci w głowie, będziesz spokojniejszy i bardziej skoncentrowany na tym, co ważne.

Lepsze podejmowanie decyzji ✅

Fizyczny pogląd na wszystkie nasze sprawy do załatwienia daje możliwość spojrzenia na nie z perspektywy trzeciej osoby. Dzięki temu podejmowane przez Ciebie decyzje będą bardziej dojrzałe i przemyślane.

Większa wydajność 🚀

Dzięki zaplanowaniu i zarezerwowaniu czasu na wykonanie konkretnych czynności Twoja osobista efektywność wzrośnie. Śledząc, jakie czynności wykonujesz w ciągu dnia, być może zyskasz coraz większe poczucie produktywności i pozbędziesz się poczucia marnowania czasu.

KISS (Keep It Simple Stupid) 😉

O zasadzie KISS pierwszy raz dowiedziałem się co prawda w kontekście programowania, ale ma ona swoje zastosowanie w wielu obszarach naszego życia. KISS to skrót od Keep It Simple Stupid, czyli dosłownie: Zrób to prosto, idioto.

Chodzi o nic innego jak o to, aby nie komplikować spraw, jeśli one tego nie wymagają. Jeśli zainteresujesz się planowaniem, natkniesz się w internecie na osoby takie jak ja – które bez przerwy chcą modyfikować swój system organizacji i dodawać do niego nowe rzeczy.

Posiadanie skomplikowanego systemu przez większość czasu przynosi mi mnóstwo zabawy i zwiększa poczucie kontroli. Jednak na pewnym etapie nawet ja, z moją zajawką do organizacji, zacząłem się czuć przytłoczony, co zmusiło mnie do cofnięcia się o krok w tył.

Większości ludzi wystarczą najprostsze i najbardziej oczywiste rozwiązania. O budowaniu Twojego systemu produktywności powiem w następnym punkcie.

Idealny system planowania 🌟

Idealny system planowania to taki, który działa dla Ciebie. Musi być dopasowany do Twojego życia: Twoich zadań, Twoich relacji, Twoich wydarzeń itd. W skrócie – ten system musi być Twój.

Skuteczni i efektywni ludzie sukcesu wcale nie posiadają zaawansowanych systemów organizacji – wręcz przeciwnie. Ostatnio natknąłem się na artykuł opisujący system Sama Altmana, CEO OpenAI. Jego system jest bardzo prosty i minimalistyczny: korzysta z notesu, w którym wypisuje najważniejsze rzeczy do zrobienia na dany dzień, a potem planuje bloki pracy. I to tyle – to wystarczy.

Do rozpoczęcia organizowania swoich spraw nie potrzeba wiele: wystarczy kalendarz i lista zadań. Do kalendarza cyfrowego lub papierowego dodawaj wydarzenia, które mają określony czas i/lub miejsce. Do listy zadań zaś dodawaj wszystkie zadania, które przychodzą Ci do głowy, a następnie nadawaj im czas wykonania i realizuj je.

Jako lista zadań może Ci posłużyć zwykła kartka papieru i długopis albo dedykowana aplikacja na telefon/komputer. Więcej o liście zadań napisałem w poście 👉 Jak stworzyć listę zadań i dlaczego musisz ją mieć?

Codziennie przeglądaj swój kalendarz oraz listę zadań, konsekwentnie wypełniając swoje obowiązki i dodając do nich nowe sprawy jak najszybciej – tak, abyś nic nie przechowywał w głowie.

Następne kroki 🔜

Daj sobie czas na eksperymentowanie z kalendarzem i listą zadań. Nie zniechęcaj się – staraj się wykorzystywać jak najbardziej minimalistyczny system do osiągania swoich celów i odciążania umysłu. Spróbuj trzymać się tego przez przynajmniej tydzień i zobacz, jak zmieniło się Twoje życie przez ten czas. Obstawiam, że nie będziesz rozczarowany. 😎

Jeśli nadal twierdzisz, że planowanie nie jest Ci potrzebne i tylko Ci ciąży – spoko, nie będę zmuszał. Jednak jeśli jesteś zdania, że pomaga Ci to w codziennym funkcjonowaniu – bardzo się cieszę.

Teraz kolejnym etapem może być poznawanie nowych praktyk i technik, z którymi możesz eksperymentować w swoim systemie, aby był jeszcze lepszy. Absolutnie nie mówię tutaj o przesadnym komplikowaniu go, tylko o modyfikowaniu w taki sposób, abyś czuł się jeszcze lepiej.

Na moim blogu, w różnych postach, wspominałem o przeróżnych technikach i metodach zarządzania czasem – zachęcam do przeczytania wpisów w kategorii 👉 #zarządzanie-czasem. Poznasz takie techniki jak pomodoro, eat the frog, matryca Eisenhowera i wiele innych. Nie bój się poznawać nowych rzeczy i testować ich w swoim planie.

Jak zwykle, w razie potrzeby jestem do dyspozycji na discordzie. Trzymaj się ♥️